Références

Dans le cadre de son expansion, Autofirst, l'un des Leaders de l'assurance en ligne a choisit Maarch, afin de mettre en place un dossier client virtuel, qui vise à fluidifier et tracer la circulation des documents, accéder rapidement aux pièces constitutives d'un dossier, sécuriser la onservation des documents originaux faces aux risques de désastre.

RCB est un courtier d'assurances spécialisé dans l'assurance de la construction. L'objectif primaire était de soulager la salle d'archive qui arrivait à la limite de sa capacité. L'objectif secondaire était de faciliter la consultation des dossiers par les gestionnaires, en réduisant le temps nécessaire à la recherche de pièces.

Volumétrie :

• Projet Autofirst : 80 utilisateurs, numérisation et stockage numérique de 30.000 pages/mois soit 360.000 pages/an
• Projet RCB : 50 utilisateurs, numérisation et stockage numérique de 1.000 pages/jour soit 240.000 pages/an

La Caisse d'épargne de Bretagne souhaitait lancer une opération de numérisation des dossiers du personnel, et exploiter le résultat numérisé au travers d'un logiciel de Gestion Électronique de Documents. Maarch a été choisit avec objectif de rassembler et acquérir les images de documents originaux, organiser les documents, stocker les documents, permettre l'accès et la recherche des documents, consulter les documents, enrichir les documents et sécuriser les informations.

Volumétrie : 10 utilisateurs, 1.337 dossiers soit 67.000 documents

Owliance est un prestataire de service onshore et offshore pour les professionnels de l'assurance (Compagnies, Mutuelles, Institutions et Courtiers). L'infrastructure Maarch est ici mise à profit pour réaliser les opérations de conservation légale de documents numérisés, mais aussi pour réaliser le vidéocodage offshore en Tunisie et Bulgarie, puis l'injection dans l'application métier d'Owliance.

Volumétrie : la solution traite chaque jour plus de 10.000 pages avec 2 scanners Kodak i280 et un Kodak i260 de backup.

Dans le cadre de l'automatisation de la gestion des courriers entrants, la mairie de Bezons souhaitait mettre en œuvre une solution transverse capable de réceptionner, distribuer et traiter la totalité des courriers de manière automatique et fiable. Ceci tout en assurant un fort niveau de productivité et de réactivité.

À compter de ce jour, Maarch LetterBox n'a cessé d'évoluer à partir des demandes formulées par ses utilisateurs.

Désormais, un nombre croissant de collectivités locales ont fait le choix de Maarch LetterBox pour gérer leur courrier :

• Mairie de Bezons
• Mairie de Blois
• Mairie de Coudekerque Branche
• Mairie de Grigny
• Mairie de Istres
• Mairie de Lambersart
• Mairie de Marcq en Barœul
• Mairie de Narbonne
• Mairie de Noisy-le-Sec
• Mairie de Rives de Gier
• Mairie de Rodez
• Mairie de Rouen
• Mairie de Sassenage
• Mairie de Thionville
• Mairie de Vienne
• Comunauté de communes d'Epernay
• CGSS Martinique
• Préfecture de Corse du Sud
• Conseil Régional de Lorraine
• SDIS de l'Ariège
• UDAF de Savoie
• DDE du Var
• Voies Navigables de France

La CDC a doté ses services d'outils modernes et efficaces de traitement des courriers, afin de contribuer à la préservation de l'environnement par la réduction au maximum de l'utilisation du papier, de sécuriser les circuits de l'information, d'améliorer les conditions de travail en réduisant les charges transportées, et de réduire les frais de fonctionnement.

La solution est actuellement en cours de déploiement. Quelques adaptations ont été réalisées sur la version LetterBox standard, en particulier pour regrouper les courriers par affaire.

Le centre régional d'investissement de la région de l'oriental à Oujda (CRI Oriental) a souhaité moderniser ses procédures de gestion de courrier tout en assurant une dématérialisation légale de son système administratif, gestion de projets et documentaire, avec Maarch et Maarch LetterBox, dont l'intégration a été confiée à EBG ENGINEERING CONSULT.

Coûts moindres, facilité d'utilisation, intégration à l'existant et qualité du support ont motivé le choix de Maarch par la direction du CRI Oriental.

A propos du CRI Oriental :

Le centre régional d'investissement de la région de l'oriental à Oujda, dépend du ministère de l'Intérieur du Maroc. Il a pour missions et objectifs de :

• Faciliter et simplifier les procédures de création d'entreprises
• Promouvoir les investissements
• Protéger et développer les investissements existants
• Assurer la veille économique et stratégique à l'investissement

A propos de EBG ENGINEERING CONSULT :

EBG ENGINEERING CONSULT est un groupement de consultants experts en logiciel libre, intervenant au Maroc et à l'international.

La solution dérivée de Maarch LetterBox consiste à établir un circuit de validation et de diffusion de pièces contractuelles entre Orange Distribution et son réseau de distributeurs agréés. Cette solution évolutive est en production depuis janvier 2008 chez Orange, et en cours de déploiement au sein de Mobinil (opérateur de téléphonie mobile égyptien, filiale d'Orange).

Chaque document est classifié selon une indexation prédéterminée. Les images des documents produites par Orange Distribution sont au format PDF et ces dernières une fois indexées sont au format « PDF signé ».

Pour chaque famille de documents, un circuit de workflow spécifique permet la validation complète des documents.

A chaque étape du circuit de validation, une notification ou une alerte (via email) est émise au valideur et un suivi est envoyé au service concerné.

Des temps de traitement (de validation) sont associés à chacune des corbeilles définies dans le workflow.

Une interface de traitement spécifique est proposée pour la validation de chacun des documents de la corbeille.

Les documents validés sont signés numériquement et automatiquement (courriers d'accompagnement) puis distribués aux divers interlocuteurs internes ou externes.

Le groupe Costes Gestion souhaitait un système de gestion des dossiers du personnel de chacun de ses hôtels pouvant être interfacé avec son logiciel de gestion des fiches de paie, Pégase. Le système gère également la complétude des dossiers, tout l'historique de chaque employé dans l'entreprise (différents contrats, dossier disciplinaire, etc.).

La solution est en cours de déploiement sur les 53 sociétés du groupe Costes.

MAARCH s'inscrit dans le cadre du déménagement et de la fusion des 3 sites français de MBDA (Vélizy Bois, Vélizy Source et Châtillon). Aujourd'hui ces 3 sites sont regroupés au Plessis Robinson, un endroit unique disposant d'une superficie globale moindre.

Pour MBDA, Maarch associe un outil de gestion archivistique à un outil de consultation des documents :

La plateforme d'archivage MAARCH permet une gestion complète des boites, containers et étiquettes code à barres de MBDA.

Dans un souci de traçage, MAARCH permet aux collaborateurs de MBDA de connaître où se trouvent physiquement leurs boites, chez quel prestataire d'archivage et à quel emplacement dans leur espace de stockage.

Les documents sont ensuite indexés et importés dans le framework Maarch, et Les collaborateurs de MBDA ont à leur disposition des écrans de recherches avancées et de restitution de leurs documents.

Volumétrie : 2.500 utilisateurs, 30.000 boites, 6.000 containers, plus d'un million de fiches documentaires, 300.000 documents numérisés soit environ 1.5 TO de fichiers numériques stockés.

Le projet consiste à définir et réaliser une solution d'archivage complète avec : les aspects d'alimentation de la base d'archive, la conception des interfaces de restitution, l'exploration vers des supports optiques, l'élaboration des procédures et des documentations associées, afin de rendre l'application obtenue Certifiable AFNOR NF Z42-013.

Le projet consiste en l'archivage normé des rouleaux de tickets de caisse de 300 supermarchés, sur France / Belgique / Luxembourg.

Volumétrie : 1 GO de fichiers électroniques archivés par jour soit 240 GO/an.